О формировании и сдаче на хранение архивов организаций, содержащих персональные данные
УВАЖАЕМЫЕ РАБОТОДАТЕЛИ!
23 марта 2020 года между профсоюзами, работодателями и Правительством Приморского края заключено региональное трехстороннее Соглашение о регулировании социально-трудовых отношений на 2020-2022 годы (далее – Соглашение), которое включает обязательства сторон по обеспечению социальной стабильности, включая снижение масштабов бедности, безработицы, обеспечению социальных гарантий работникам и предотвращению трудовых конфликтов, повышению благосостояния населения Приморского края.
Данные обязательства включают в себя выполнение работодателями требований нормативных документов по формированию и сдаче на хранение архивов организаций, содержащих персональные данные работников, необходимые для назначения пенсий и социальных пособий (пункт 4.11. Соглашения). Такие архивные документы являются документами по личному составу.
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлена обязанность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность документов по личному составу, созданных до 2003 года, – не менее 75 лет со дня создания; созданных начиная с 2003 года – не менее 50 лет со дня создания (статьи 17 и 221), а при ликвидации (в том числе в результате банкротства) – передавать эти документы в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив (статья 23).
Состав документов, подлежащих хранению в течение 75/50 лет, а также сроки хранения документов, определяются перечнем типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемым специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и их подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (статья 23).
В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019№ 236 (зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020, регистрационный № 57449) определен комплекс документов, которым установлен 75/50-летний срок хранения.
Кроме того, целому ряду документов с 5-летним сроком хранения (ст.310-312, 402, 407, 434, 553), с 6-летним сроком хранения (ст. 295, 309, 624), может быть установлен 75/50-летний срок хранения для работников с тяжелыми,
вредными, опасными условиями труда и/или при отсутствии по каким-либо причинам документов, имеющих 75/50-летний срок хранения.
Вместе с тем, обращаем внимание на то, что Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (статья 13.20) и нарушения требований законодательства о хранении документов (статья 13.25).
ВЫПИСКА
из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документа | Примечания | |
1 | 2 | 3 | 4 | |
1. Организация системы управления | ||||
42 | Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) | 50/75 лет[1] | ||
1.3.3. Управление и распоряжение имуществом | ||||
122 | Ведомости на выплату дивидендов(доходов) по ценным бумагам и иных выплат | 50/75 лет | ||
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов | ||||
182 | Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля: | (1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, | ||
б) распорядительных документов | 50/75 лет | |||
4. Учет и отчетность | ||||
295 | Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи | 6 лет (1) | (1) При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет | |
296 | Лицевые счета работников, карточки-справки | 50/75 лет | ||
301 | Договоры гражданско- правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 50/75 лет | ||
4.3. Налогообложение | ||||
308 | Расчеты по страховым взносам: | |||
а) годовые; | 50/75 лет | |||
б) квартальные | 50/75 лет | |||
309 | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 6 лет (1) | (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет | |
310 | Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов | 5 лет (1) | (1) Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей | |
311 | Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры | 5 лет (1) | (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет | |
312 | Справка о доходах и суммах налога физического лица | 5 лет (1)(2) | (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет (2) В налоговых органах не менее 3 лет после получения свидетельства | |
7. Трудовые отношения | ||||
392 | Документы (заявления, докладные записки, справки, информации) | 5 лет (1) | (1) При вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет | |
7.2. Нормирование и оплата труда | ||||
400 | Тарификационные списки (ведомости) работников | 50/75 лет | ||
402 | Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет (1) | (1) При вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет | |
403 | Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда | 50/75 лет | ||
404 | Документы (протоколы, акты, справки, сведения) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы | 50/75 лет | ||
7.3. Охрана труда | ||||
407 | Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда): | (1) При вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет | ||
а) по месту проведения; | 45 лет (1) | |||
б) в других организациях | 5 лет | |||
413 | Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников | 50/75 лет | ||
414 | Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда | 50/75 лет | ||
415 | Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных | 1 год (1)(2) | (1) После закрытия наряда- допуска (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях | |
416 | Журнал учета выдачи нарядов- допусков на производство работ | 1 год (1)(2) | (1) После закрытия нарядов-допусков (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет | |
419 | Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний | 50/75 лет | ||
423 | Журналы, книги учета: | |||
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); | 45 лет | |||
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда | 5 лет | |||
424 | Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | ||
425 | Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве: | (1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно | ||
а) по месту составления; | 45 лет (1) | |||
б) в других организациях | 5 лет | |||
427 | Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием | 3 года (1) | (1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 50/75 лет | |
8. Кадровое обеспечение 8.1. Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет | ||||
434 | Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: | (1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет | ||
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении | 50/75 лет | |||
б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основой (профильной) деятельностью; | 5 лет (1) | |||
в) о служебных проверках; | 5 лет | |||
г) о направлении в командировку работников; | 5 лет (1) | |||
д) о дисциплинарных взысканиях | 3 года | |||
435 | Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об | 50/75 лет | ||
437 | Документы конкурсных комиссий | |||
а) решения конкурсных комиссий | 15 лет | |||
б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; | 5 лет | |||
в) конкурсные бюллетени | 5 лет | |||
443 | Должностные регламенты (инструкции) работников | 50/75 лет | ||
444 | Личные карточки работников, | 50/75 лет | ||
445 | Личные дела руководителей | 50/75 лет | (1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации | |
446 | Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) | 50 лет | ||
449 | Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования | (1) Невостребованные работниками – 50/75 лет | |
450 | Сведения о трудовой деятельности | 50/75 лет | ||
463 | Книги, журналы, карточки учета, базы данных: | |||
а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; | 50/75 лет | |||
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); | 50/75 лет | |||
в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; | 50/75 лет | |||
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства | 50/75 лет | |||
8.2. Противодействие коррупции | ||||
467 | Справки о доходах, расходах, | 50/75 лет | ||
8.3. Аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации | ||||
489 | Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов | 50 лет | ||
8.4. Награждение | ||||
502 | Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных | 50/75 лет | ||
10. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности | ||||
553 | Путевые листы | 5 лет (1) | (1) При отсутствии других документов, подтверждающих вредные | |
12. Социально-бытовые вопросы | ||||
621 | Личные дела: | (1) После снятия получателя с учета (2) При отсутствии периода, засчитываемого в трудовой стаж – 3 года (3) После прекращения страховых выплат | ||
б) несовершеннолетних подопечных; | 75 лет | |||
в) получателей государственных услуг, признанных безработными; | 50 лет (2) | |||
з) получателей страховых выплат, пострадавших от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний | 50/75 лет | |||
624 | Сведения, представляемые в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета: | (1) В электронной форме – 75 лет | ||
а) у страхователей; | 5 лет | |||
б) в Пенсионном фонде Российской Федерации | 6 лет (1) | |||
635 | Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров | 3 года (1) | (1) Заключительные акты медицинских осмотров работников, выполняющих работы с вредными, опасными условиями труда – 50/75 лет | |
_______________________
[1]) Здесь и далее срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»).
[2]) ЭПК – Экспертно-проверочная комиссия
